“Tornar o simples em complicado é fácil, tornar o complicado em simples é criatividade” Charles Mingus
Simplificar, resumir, sintetizar, extrair a essência de algo, pode ser bem mais complicado do que pensamos. O ilustre músico e compositor de jazz Charles Mingus, expressou com sua frase o que hoje em dia vivenciamos claramente no mundo das organizações.
A pesar de vivermos em um mundo digitalizado, hiperconectado e com tecnologias de ponta à nossa disposição, ficamos ainda presos na gestão de processos burocráticos, lotados de informação, papelada sem muito sentido e ciclos engessados que parecem nunca acabar.
Muitos de nós, já tivemos o desafio de mapear e documentar processos de negócio, que por natureza são complexos, pois possuem interações entre diversas áreas e departamentos da organização, políticas internas envolvidas, normas e regulamentos externos aplicáveis a várias atividades do processo, entre outros inúmeros requisitos. Além desse cenário emaranhado, o desafio só fica maior quando as organizações requerem de maior agilidade para se adaptar e reagir rapidamente às exigências do mercado.
No intuito de mapear os processos para adaptar rapidamente o negócio a essas mudanças, é comum recorrer a soluções associadas à tecnologia da informação. Sistemas que afirmam apoiar a gestão de processos e facilitar a vida dos profissionais envolvidos. Porém, frequentemente as soluções sistematizadas são implementadas sem olhar detalhadamente para o processo, o que resulta em situações ainda mais prejudiciais para a organização, pois acabamos automatizando o caos.
Pensando em evitar esse tipo de situações e maximizar os resultados, desenvolvi um método para conceber e mapear processos que integra os conceitos do BPM (Business Process Management), os padrões de documentação da ISO 9001 e o processo de inovação do design thinking.
O objetivo do método é extrair a essência dos processos e documentá-la em um formato de apenas uma página. Visualizando facilmente as informações necessárias e plasmando o conhecimento tácito das pessoas que executam esses processos.
ESSENTIAL PROCESS MODEL
O método consiste em quatro passos: 1. DEFINIR, 2. IDEALIZAR, 3. TESTAR, 4. VALIDAR que conformam um ciclo, que pode ser iterado por quantas vezes for necessário, criando assim uma sequência ágil de desenvolvimento e implantação dos processos.
O MÉTODO
O FORMATO
Ao final do ciclo, o formato deverá conter todas as informações essenciais que compõem o processo. Portanto, a elaboração do mapeamento e documentação do processo acontece de forma colaborativa, essa co-criação ajudará enormemente no engajamento das pessoas envolvidas e no repasse das informações que até então, eram confusas e extensas.
Segue aqui um exemplo simples, o processo de vendas de um negócio de pipoca:
Pronto!
O processo foi mapeado colaborativamente e documentado em um formato fácil de visualizar. O segredo do método está em manter a simplicidade e o foco nas pessoas.
Acredite, isso pode trazer RESULTADOS INCRÍVEIS!
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